Hvordan drive laget?
Et lag som er driftet på en god og forsvarlig måte gjør at man får overskudd og tid til å fokusere på aktiviteten og musikken.
På denne siden vil være en verktøykasse for å lette det organisatoriske arbeidet i lagene. Er det noe som mangler eller uklart, ta kontakt med sekretariatet så skal vi rydde opp i det, eller tilføye nye punkter.
Ajour
For å lette arbeidet så er første steget (og det beste trikset) å være ajour på medlemsregistrering, kontingentfakturering og registrering av betalt kontingent. Tar man det underveis er ikke jobben så stor, og skuldrene trenger ikke å bli så høye, når det nærmer seg rapporteringsfrist.
Kontingent
Her er Ung kirkesang sin anbefalte måte (i forhold til rapportering som følger kalenderår):
Årskontingent
- ta inn kontingent for hele kalenderåret i januar. Egen utsending for de nye som starter i løpet av våren eller høsten (eventuelt et mindre beløp).
Den nest beste metoden er skoleårskontingent
- kontingenten gjelder (i rapporteringsøyemed) kun en gang, i det året det er betalt.
Her må man ta et valg på hvordan man ønsker å gjøre det i sitt lag. Det finnes også andre måter å gjøre det på. Ønsker du mer veiledning må du gjerne ta kontakt med sekretariatet eller ringe 37 27 18 17.
Årsmøte
Årsmøte skal gjennomføres slik det står i lagets vedtekter (som regel årlig og innen 1. april).
De tradisjonelle sakene
- årsmelding
- regnskap
- handlingsplan
- budsjett
- valg
Regnskapet brukes til å levere årsrapport blant annet til Ung kirkesang. Det nyvalgte styret skal registreres i Hypersys (som automatisk oppdaterer Brønnøysundregisteret). Dersom det skal behandles vedtekter skal det være etter regnskap.
I 2020 startet Ung kirkesang prosessen med å få alle lagene til å bli registrert i enhetsregisteret. Grunnen for dette er at frifond ikke skal utbetales til trossamfunn. Hvis laget har eget org.nummer og egen bankkonto kan laget motta frifondpenger også etter overgangsperioden. Se artikkelen som stod i “Norsk kirkemusikk” ved å klikke på knappen til høyre.
Et typisk lag i Ung kirkesang kan føre et ganske enkelt regnskap. Det som er viktig er at man ser av regnskapet at alle frifondmidlene er brukt på rett måte og er ført. På linken til høyre ligger et eksempel på et forenklet regnskap. Det forenklede regnskapet er anonymisert.
En del barne- og ungdomsorganisasjoner (inkludert Ung kirkesang) har sammen med KA og Kirkerådet laget “Kirkens unge – tips til samhandling, organisering og avtaler”. I brosjyren finner du råd om organiseringen av kirkens barne- og ungdomsarbeid, veiledning om hva man bør tenke på ved inngåelse av forpliktende samhandlingsavtaler, samt reflekterer nærmere om samspillet mellom en lokal menighet og organisasjonenes lokallag. Det siste er viktig for at man i et lokalt arbeid skal ha en god forståelse for de organisatoriske forholdene rundt barne- og ungdomsarbeidet sitt, og at man kan gå riktig frem ved opprettelsen av nytt arbeid.