Nytt år i Hypersys og årsrapportering
Forslag til arbeidsflyt i Hypersys
Nå som det er nytt år, vil du komme til ei tom medlemsliste for 2025, når du klikkar deg inn på medlemslista i Hypersys.
Mitt forslag til arbeidsflyt er slik:
1. gjer ferdig medlemslista for 2024 først, og sørg for at alle som har betalt kontingent har fått det registrert.
2. sett kontingent for 2025. Under medlemskap > kontingent og oppsett, klikk opp kontingent og når det står: ikke definert, klikkar du på den raude teksten og skriv inn rett beløp for 2025. Har du fleire kontingentsatsar, gjer du dette for alle satsane du treng. (Det er lurt å vente med gratiskontingentar for styremedlemmer, så du ikkje i vanvare registrerer med gratis-kontingent. Det kan gjerne vente til du har halde årsmøte i 2025.)
3. medlemmer som var med i 2024, som framleis er med i 2025 flyttar du over, ved å merke dei (klikke i boksen til venstre for kvart namn) og klikke forny. (Verktøyknappen forny er over medlemslista, lengst til høgre, og blir først aktiv når du har merka eit eller fleire medlemmer.) (Gjer ferdig pkt 1, før du gjer dette!)
4. viss du har forskjellige kontingenttypar – kan du berre fornye (flytte til 2025) for ein kontingenttype om gongen.
5. Dersom du vil bruke systemet til å kreve inn kontingent, legg du medlemmene som ubetalt. Ta gjerne kontakt med sekretariatet tel 37 27 18 17 for hjelp med oppsett av innkrevjingsmail, eller innmeldings-link der medlemmer kan registrere seg rett inn i hypersys i laget ditt.
6. For nye medlemmer som har vore med i andre lag før: Søk dei opp i det ovale søke-feltet øverst til høgre.
7. Viss du lurer på noko, ring og spør. 37271817. Vi er glade for alle spørsmål, og hjelper så godt vi kan. Hypersys er eit fleksibelt system, som kan mange ting – men heilt sjølvforklarande er det ikkje.
Årsrapport 2024 Rapportfrist 28. februar 2025
Det vart 3. januar sendt ut årsrapportvarsel til alle som står registrert som styremedlemer i alle lag. (Til alle lag som vi trur skal rapportere.) Viss du får denne e-posten og ikkje finn årsrapport til ditt lag for 2024 i Hypersys, send ein e-post, og vi skal straks ordne opp i det: og omvendt, har du fått, men skal ikkje rapportere, meld frå om det!
Rapportering for 2024 er likt med 2023, så har du rapportert før, så er det som i fjor. Er du ny som rapportør, gjer vel, og les gjennom instruksjonane. Det er inga skam å lese instruksjonane. Det sparer deg for bry!
Førebuingar: Du må ha rekneskap for 2024 (eller ei kontoutskrift for koret sin konto for 2024 – ei transaksjonsliste) klar til opplasting. Dette må du ha klart som ei fil på din pc/mac/nettbrett. Bruk ikkje Internet Explorer eller Edge viss du kan unngå det. Bruk Chrome, Firefox eller Safari. Internet Explorer (IE) og Edge har problem med Hypersys.
Korleis du rapporterer: Kortversjon:
Logg på i medlemssystemet https://uks.hypersys.no
Klikk på årsrapport og opne årsrapport for 2024 (klikk der det står ”2024 innkrevd”)
Fyll inn i skjemaet, last inn rekneskap, verifiser deg og signer. Du er i mål!
Skjemaet har mange spørsmål om konsertar – dei fleste laga syng i gudstenester og liknande og skal berre svare 0 på alt som gjeld konsert. Når du har levert rapporten vil vi i sekretariatet gå gjennom rapportane og godkjenne – viss alt er i orden. (Hugs at styreleiar i laget må signere rapporten).
Her er litt informasjon viss du er ny rapportør: Ring 37 27 18 17 og få hjelp, viss noko ikkje går lett!
Før du opnar rapportskjemaet bør du sjekke at medlemmene dine i 2024 er registrert med betalt kontingent, rette adresser og så vidare. Og at styret som var styre 31.12.2024 er registrert (under organisasjonsprofil). (For dei fleste er dette i orden.) Medlemsliste-sjekk gjer du på denne måten: Opne medlemslista for 2024, klikk på valg (turkis knapp på høgre side) og legg til kolonne for fakturasum, støttegivende og fødselsdato. (klikk oppdater). Sjekk at kulene til venstre for dei som har betalt er grøne, og at alle som har betalt kontingent er oppført med fakturasum kr 50 eller meir. Alle under 26 år pr 31.12.2024 som betalte kontingent for 2024 er støttegivande medlemmer. Klikk så på navn (i overskrifta) slik at
du alfabetiserer lista og sjekk at det ikkje er medlemmer som står dobbelt. (Viss det er dublettar, må du slette den eine).
Til sist sjekkar du at alle som skal vere teljande, er oppført med ja i støttegivende-kolonna. Og siste sjekk: At alle styremedlemmer står på medlemslista, og at styret er registrert (den leiinga) som fungerte 31.12.2024.
Om aktivitetsdagar: Skriv inn det totale talet dagar det var øvingar, opptredenar, turar etc, som medlemmene kunne vere med på organisert aktivitet i regi av laget ditt i 2024. (Alle tal frå og med 2 og oppover er godkjent).
Om konsertar: Laget ditt skal rapportere alle konsertar som laget er ansvarleg arrangør for til Tono. Du finn
rapportskjema på tono.no. Vi ber deg opplyse talet konsertar ditt lag har vore ansvarleg arrangør for. Ein konsert skal berre rapporterast ein gong, så viss laget ditt arrangerte konsert saman med eit anna lag, så er det berre ein – 1 – konsert.
(Det er ikkje avtale med tono frå og med 2024. Sjå info her: https://sang.no/styrestotte/tono/) Det du skal gjere er å rapportere 0 – null – dersom laget ditt ikkje var ansvarleg arrangør, og ikkje dobbeltrapportere. Viss du lurer på noko om dette, så ring og spør. (For ordens skuld: Gudstenesterepertoar og musikkandaktar skal også rapporterast, men ikkje her).
Rapportfristen til Tono er 1. februar.
Forslag til arbeidsflyt i HypersysNå som det er nytt år, vil du komme til ei
tom medlemsliste for 2025, når du klikkar deg inn på medlemslista i Hypersys.Mitt forslag til arbeidsflyt er slik:1. gjer
ferdig medlemslista for 2024 først, og sørg for at alle som har betalt
kontingent har fått det registrert.2. sett
kontingent for 2025. Under medlemskap > kontingent og oppsett, klikk opp
kontingent og når det står:ikke definert,
klikkar du på den raude teksten og skriv inn rett beløp for 2025. Har du fleire
kontingentsatsar, gjer du dette for alle satsane du treng. (Det er lurt å vente
med gratiskontingentar for styremedlemmer, så du ikkje i vanvare registrerer
med gratis-kontingent. Det kan gjerne vente til du har halde årsmøte i 2025.)3. medlemmer
som var med i 2024, som framleis er med i 2025 flyttar du over, ved å merke dei
(klikke i boksen til venstre for kvart namn) og klikke forny. (Verktøyknappen
forny er over medlemslista, lengst til høgre, og blir først aktiv når du har
merka eit eller fleire medlemmer.) (Gjer ferdig pkt 1, før du gjer dette!)4. viss du
har forskjellige kontingenttypar – kan du berre fornye (flytte til 2025) for
ein kontingenttype om gongen.5. Dersom du
vil bruke systemet til å kreve inn kontingent, legg du medlemmene som ubetalt.
Ta gjerne kontakt med sekretariatet tel 37 27 18 17 for hjelp med oppsett av
innkrevjingsmail, eller innmeldings-link der medlemmer kan registrere seg rett
inn i hypersys i laget ditt.6. For nye
medlemmer som har vore med i andre lag før: Søk dei opp i det ovale søke-feltet
øverst til høgre.7. Viss du
lurer på noko, ring og spør. 37271817. Vi er glade for alle spørsmål, og
hjelper så godt vi kan. Hypersys er eit fleksibelt system, som kan mange ting –
men heilt sjølvforklarande er det ikkje. Årsrapport 2024 Rapportfrist 28. februar 2025Det vart 3. januar sendt ut årsrapportvarsel
til alle som står registrert som styremedlemer i alle lag. (Til alle lag som vi
trur skal rapportere.) Viss du får denne e-posten og ikkje finn årsrapport til
ditt lag for 2024 i Hypersys, send ein e-post, og vi skal straks ordne opp i
det: og omvendt, har du fått, men skal ikkje rapportere, meld frå om det!Rapportering for 2024 er likt med 2023, så
har du rapportert før, så er det som i fjor. Er du ny som rapportør, gjer vel,
og les gjennom instruksjonane. Det er inga skam å lese instruksjonane. Det
sparer deg for bry!Førebuingar: Du må ha rekneskap for 2024
(eller ei kontoutskrift for koret sin konto for 2024 – ei transaksjonsliste)
klar til opplasting. Dette må du ha klart som ei fil på din pc/mac/nettbrett.
Bruk ikkje Internet
Explorer eller Edge viss du kan unngå det. Bruk Chrome, Firefox eller Safari.
Internet Explorer (IE) og Edge har problem med Hypersys. Korleis du rapporterer: Kortversjon:Logg på i medlemssystemet https://uks.hypersys.noKlikk på årsrapport og opne årsrapport for
2024 (klikk der det står ”2024 innkrevd”)Fyll inn i skjemaet, last inn rekneskap,
verifiser deg og signer. Du er i mål!Skjemaet har mange spørsmål om konsertar –
dei fleste laga syng i gudstenester og liknande og skal berre svare 0 på alt som
gjeld konsert. Når du har levert rapporten vil vi i sekretariatet gå gjennom
rapportane og godkjenne – viss alt er i orden. (Hugs at styreleiar i laget må
signere rapporten).Her er litt informasjon viss du er ny
rapportør: Ring 37 27 18 17 og få hjelp, viss noko ikkje går lett!Før du opnar rapportskjemaet bør du sjekke at
medlemmene dine i 2024 er registrert med betalt kontingent, rette adresser og
så vidare. Og at styret som var styre 31.12.2024 er registrert (under
organisasjonsprofil). (For dei fleste er dette i orden.) Medlemsliste-sjekk
gjer du på denne måten: Opne medlemslista for 2024, klikk på valg (turkis knapp
på høgre side) og legg til kolonne for fakturasum, støttegivende og
fødselsdato. (klikk oppdater). Sjekk at kulene til venstre for dei som har
betalt er grøne, og at alle som har betalt kontingent er oppført med fakturasum
kr 50 eller meir. Alle under 26 år pr 31.12.2024 som betalte kontingent for
2024 er støttegivande medlemmer. Klikk så på navn (i overskrifta) slik atdu alfabetiserer lista og sjekk at det ikkje
er medlemmer som står dobbelt. (Viss det er dublettar, må du slette den eine). Til sist sjekkar du at alle som skal vere
teljande, er oppført med ja i støttegivende-kolonna. Og siste sjekk: At alle styremedlemmer
står på medlemslista, og at styret er registrert (den leiinga) som fungerte
31.12.2024.Om aktivitetsdagar: Skriv inn det totale
talet dagar det var øvingar, opptredenar, turar etc, som medlemmene kunne vere med
på organisert aktivitet i regi av laget ditt i 2024. (Alle tal frå og med 2 og
oppover er godkjent).Om konsertar: Laget ditt skal rapportere alle
konsertar som laget er ansvarleg arrangør for til Tono. Du finnrapportskjema på tono.no. Vi ber deg opplyse
talet konsertar ditt lag har vore ansvarleg arrangør for. Ein konsert skal berre
rapporterast ein gong, så viss laget ditt arrangerte konsert saman med eit anna
lag, så er det berre ein – 1 – konsert.(Det er ikkje avtale med tono frå og med
2024. Sjå info her: https://sang.no/styrestotte/tono/) Det du skal gjere er å rapportere 0 – null – dersom
laget ditt ikkje var ansvarleg arrangør, og ikkje dobbeltrapportere. Viss du
lurer på noko om dette, så ring og spør. (For ordens skuld:
Gudstenesterepertoar og musikkandaktar skal også rapporterast, men ikkje her).Rapportfristen til
Tono er 1. februar.
